Taktik investigasi
a. Dengarkan, jangan mengurui (listen, do not lecture).
Jika anda tahu semua jawaban, pasti anda tidak akan melakukan investigasi. Sehingga dalam kegiatan investigasi sebaiknya memberikan waktu yang cukup bagi pihak manajemen atau pemakai untuk menjelaskan secara lengkap dan jelas dan analis sistem jangan terlalu mendominasi pembicaraan.
b. Jangan memberikan pemecahan awal terhadap masalah (do not presolve the problem).
Artinya jangan berusaha menunjukkan pemikiran untuk memecahkan masalah, sebelum seluruh kegiatan investigasi selesai dilakukan, sehingga menghindari solusi-solusi yang sebagian-sebagian.
Artinya jangan berusaha menunjukkan pemikiran untuk memecahkan masalah, sebelum seluruh kegiatan investigasi selesai dilakukan, sehingga menghindari solusi-solusi yang sebagian-sebagian.
c. Membandingkan cerita (compare stories).
Berbeda orang berarti berbeda pandangan terhadap masalah yang sama, sehingga perlu melibatkan supervisor dan bawahan dalam memberikan pandangan masalah secara jelas dan dapat dipercaya. Sebaiknya tidak mendengarkan dari 1 sumber sehingga hanya ada 1 pandangan (opionio).
Ketika pemakai memiliki perbedaan pandangan, sebaiknya cari perbedaannya dan kemudian mencari pandangan yang memiliki kesamaan.
Berbeda orang berarti berbeda pandangan terhadap masalah yang sama, sehingga perlu melibatkan supervisor dan bawahan dalam memberikan pandangan masalah secara jelas dan dapat dipercaya. Sebaiknya tidak mendengarkan dari 1 sumber sehingga hanya ada 1 pandangan (opionio).
Ketika pemakai memiliki perbedaan pandangan, sebaiknya cari perbedaannya dan kemudian mencari pandangan yang memiliki kesamaan.
d. Perhatikan keengganan tanggapan (look for reluctant responses).
Keengganan memberikan tanggapan mengindikasikan sesuatu yang disembunyikan. Terlalu banyak masalah sistem dapt juga menyebabkan kebingungan sehingga tidak mampu menjelaskan secara lengkap.
Keengganan memberikan tanggapan mengindikasikan sesuatu yang disembunyikan. Terlalu banyak masalah sistem dapt juga menyebabkan kebingungan sehingga tidak mampu menjelaskan secara lengkap.
e. Perhatikan masalah inkonsistensi logikal (probe for logical inconsistencies).
Inkonsistensi logikal adalah penghentian flow data dimana data tersebut hilang, atau secara tiba-tiba muncul data tertentu. Beberapa hal yang berhubungan dengan masalah ini :
* Ada data masukkannya tetapi tidak ada outputnya (black hole).
* Ada keluaran (output) tetapi tidak ada data masukannya (miracles).
Inkonsistensi logikal adalah penghentian flow data dimana data tersebut hilang, atau secara tiba-tiba muncul data tertentu. Beberapa hal yang berhubungan dengan masalah ini :
* Ada data masukkannya tetapi tidak ada outputnya (black hole).
* Ada keluaran (output) tetapi tidak ada data masukannya (miracles).
f. Perhatikan dampak anda (observe your effect).
Memperhatikan perbedaan dari pemakai ketika anda hadir dan saat anda tidak hadir. Penilaian secara langsung disebut dengan internal probe. Sedangkan external probe adalah penilaian yang dilakukan tanpa diketahui oleh siapapun (searching external material), seperti dengan menganalisa laporan, sejarah permasalah terdahulu, dan sumber-sumber investigasi sekunder lainnya.
Memperhatikan perbedaan dari pemakai ketika anda hadir dan saat anda tidak hadir. Penilaian secara langsung disebut dengan internal probe. Sedangkan external probe adalah penilaian yang dilakukan tanpa diketahui oleh siapapun (searching external material), seperti dengan menganalisa laporan, sejarah permasalah terdahulu, dan sumber-sumber investigasi sekunder lainnya.
g. Memerlukan kerja keras, sehingga menimbulkan kebosanan (expect hard, boring work).
Jadilah detektif yang profesional dan sabarlah dalam menangani permasalahan sistem secara bertahap.dan berkesinambungan.
h. Hindari masalah politk (avoid politics).
Misi analis sistem adalah fakta bukan mengadili (your mission is fact, not judgement).
Misi analis sistem adalah fakta bukan mengadili (your mission is fact, not judgement).
Teknik investigasi
Teknik investigasi meliputi kegiatan :
a. Secara langsung (direct (internal) probes)
Yaitu untuk mengetahui secara langsung apa yang terjadi dalam lingkungan pemakai. Mereka mengijinkan anda untuk memperhatikannya langsung tanpa melalui pihak-pihak tertentu (interpreter). Internal probes merupakan sumber kekacauan (disruptive), karena timbul perbedaan sikap. Internal probes digunakan sebagai pengkayaan (a richer) dan kelompok pembenar dari fakta yang terjadi (truer group of facts).
a. Secara langsung (direct (internal) probes)
Yaitu untuk mengetahui secara langsung apa yang terjadi dalam lingkungan pemakai. Mereka mengijinkan anda untuk memperhatikannya langsung tanpa melalui pihak-pihak tertentu (interpreter). Internal probes merupakan sumber kekacauan (disruptive), karena timbul perbedaan sikap. Internal probes digunakan sebagai pengkayaan (a richer) dan kelompok pembenar dari fakta yang terjadi (truer group of facts).
Terdapat tiga teknik untuk melakukan investigasi langsung, yaitu dengan :
* Kuesioner (questionnaires).
Teknik ini sangat tepat, apabila dalam investigasi memiliki kendala waktu dan biaya. Meskipun mendapatkannya dari responde melalui blangko isian. Adapun hal-hal dalam kuesioner kondisi akan penjelasannya akan berbeda apabila dilakukan tatap muka langsung (face to face interview).
Hal terbaik dari kuesioner adalah sebagai dokumen yang dapat menunjukkan perbedaan-perbedaan yang terjadi pada responden.
* Tanya jawab (interview).
Kegiatan ini membutuhkan waktu dan keahlian khusus. Tidak semua orang dapat melakukan tanya jawab dengan sukses. Interview dapat digunakan untuk pertanyaan yang berurutan secara mendalam disamping lebih fleksibel sesuai dengan kondisi lapangan. Kendala yang dihadapi adalah waktu dan keahlian khusus.
* Pengamatan (observation).
Merupakan internal probe yang kuat (a powerful internal probe).
Duduk bersama dengan pemakai sistem dengan melakukan pengamatan dengan pertanyaan yang lebih spesifik.
* Kuesioner (questionnaires).
Teknik ini sangat tepat, apabila dalam investigasi memiliki kendala waktu dan biaya. Meskipun mendapatkannya dari responde melalui blangko isian. Adapun hal-hal dalam kuesioner kondisi akan penjelasannya akan berbeda apabila dilakukan tatap muka langsung (face to face interview).
Hal terbaik dari kuesioner adalah sebagai dokumen yang dapat menunjukkan perbedaan-perbedaan yang terjadi pada responden.
* Tanya jawab (interview).
Kegiatan ini membutuhkan waktu dan keahlian khusus. Tidak semua orang dapat melakukan tanya jawab dengan sukses. Interview dapat digunakan untuk pertanyaan yang berurutan secara mendalam disamping lebih fleksibel sesuai dengan kondisi lapangan. Kendala yang dihadapi adalah waktu dan keahlian khusus.
* Pengamatan (observation).
Merupakan internal probe yang kuat (a powerful internal probe).
Duduk bersama dengan pemakai sistem dengan melakukan pengamatan dengan pertanyaan yang lebih spesifik.
Mengapa anda melakukan kegiatan ini ? atau dimana dokumen ini akan dipindahkan ?. Setiap pertanyaan mungkin akan dapat menunjukkan pemecahan masalah misterius.
b. Secara tidak langsung (indirect (external) probes)
Kegiatan yang dapat dilakukan dengan cepat dan tidak kelihatan dari operasional personel, sehingga dapat mengetahui sisi luar atau sesuatu yang disembunyikan dari komunitas pemakai. Kegiatan ini akan mendominasi pada awal kegiatan SDLC, selanjutnya internal probe untuk memperdalam.
* Aliran prosedur (procedure flow).
Prosedure operasional merupakan sarana (vehicles) bagi pegawai baru mengerti pekerjaannya dan pengalaman karyawan untuk menangani masalah.
Jika procedure flow tidak benar, sistem informasi tidak dapat dioperasikan secara benar pula. Gunakan system flowchart untuk menelusuri jalannya informasi sebagai penjelasan prosedure operasinya.
Apabila ada permasalahan diprosedur, masalah tersebut mungkin akan timbul dalam operasional yang sebenarnya.
* Mempelajari dokumen (document review).
Adalah dengan mendapatkan dan mengumpulkan dokumen-dokumen penting (critical document). Jika masalah banyak terjadi di customer orders, kumpulkan sumber dokumen asli dari customer orders tersebut yang digunakan sebagai data entry-nya, format interaktif layar, detail transaksi, ringkasan dan kesalahan laporan yang terjadi.
Dokumen seringkali menjadi penyebab masalah.
* Sampel (sampling).
Mungkin anda membutuhkan informasi dari para vendor billing yang telah memberikan diskon pada saat pembayran, karena perusahaan kehilangan uang saat diskon tidak diberikan ketika terjadi penundaan pembayaran.
Anda dapat melibatkan para pelanggan pembayar untuk mendapatkan informasi (walaupun ada banyak transaksi). Akhirnya anda dapat membuat daftar sampel data dengan pemilihan random untuk satu minggu terakhir, memilih 20 halaman dari transaksi harian, memilih 5 item dari setiap halaman yang terpilih., merekam informasi untuk setiap 5 item dan menghitung rata-raa dan varian untuk sampel-sampel dari semua transaksi pembayaran yang terjadi.
* Tabular (Tabular tools)
Disebut juga matrix, yaitu daftar cek (checklists) untuk menemukan perselisihan (discrepancies) dalam alur transaksi
b. Secara tidak langsung (indirect (external) probes)
Kegiatan yang dapat dilakukan dengan cepat dan tidak kelihatan dari operasional personel, sehingga dapat mengetahui sisi luar atau sesuatu yang disembunyikan dari komunitas pemakai. Kegiatan ini akan mendominasi pada awal kegiatan SDLC, selanjutnya internal probe untuk memperdalam.
* Aliran prosedur (procedure flow).
Prosedure operasional merupakan sarana (vehicles) bagi pegawai baru mengerti pekerjaannya dan pengalaman karyawan untuk menangani masalah.
Jika procedure flow tidak benar, sistem informasi tidak dapat dioperasikan secara benar pula. Gunakan system flowchart untuk menelusuri jalannya informasi sebagai penjelasan prosedure operasinya.
Apabila ada permasalahan diprosedur, masalah tersebut mungkin akan timbul dalam operasional yang sebenarnya.
* Mempelajari dokumen (document review).
Adalah dengan mendapatkan dan mengumpulkan dokumen-dokumen penting (critical document). Jika masalah banyak terjadi di customer orders, kumpulkan sumber dokumen asli dari customer orders tersebut yang digunakan sebagai data entry-nya, format interaktif layar, detail transaksi, ringkasan dan kesalahan laporan yang terjadi.
Dokumen seringkali menjadi penyebab masalah.
* Sampel (sampling).
Mungkin anda membutuhkan informasi dari para vendor billing yang telah memberikan diskon pada saat pembayran, karena perusahaan kehilangan uang saat diskon tidak diberikan ketika terjadi penundaan pembayaran.
Anda dapat melibatkan para pelanggan pembayar untuk mendapatkan informasi (walaupun ada banyak transaksi). Akhirnya anda dapat membuat daftar sampel data dengan pemilihan random untuk satu minggu terakhir, memilih 20 halaman dari transaksi harian, memilih 5 item dari setiap halaman yang terpilih., merekam informasi untuk setiap 5 item dan menghitung rata-raa dan varian untuk sampel-sampel dari semua transaksi pembayaran yang terjadi.
* Tabular (Tabular tools)
Disebut juga matrix, yaitu daftar cek (checklists) untuk menemukan perselisihan (discrepancies) dalam alur transaksi
