Tulisan dibuat sebagai salah satu syarat mendapatkan sertifkasi
Qualified Internal Auditor (QIA)
AKTIVITAS PENGENDALIAN DALAM PELAKSANAAN PEMUPUKAN
BAB I
PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG
Kelapa sawit merupakan tanaman komoditi perkebunan yang cukup penting dan memiliki prospek cukup cerah bagi perusahaan yang bergerak dibidang agrobisnis. Aktivitas pengendalian dan pelaksanaan pemupukan kelapa sawit merupakan satu faktor pemeliharaan tanaman yang sangat penting dalam menentukan pertumbuhan serta produktivitas maksimal, hingga tandan buah segar (TBS) dapat diperoses menjadi produk setengah jadi crude palm oil dan crude palm kernel (CPO dan CPK).
Pengelolaan aplikasi pupuk diperkebunan bertujuan untuk menciptakan kondisi tanah dan tanaman memilikk kandungan hara yang berimbang dan cukup untuk menjamin pertumbuhan dan produksi sebagaiamana yang diharapkan sesuai dengan produktivitas lahan dan potensi tanaman. Besarnya biaya pemupukan kelapa sawit 60% dari total biaya pemeliharaan tanaman dengan tingkat risiko yang sangat tinggi apabila pelaksanaanya tidak mengikuti kaidah yang benar akan mengakibatkan mubazirnya biaya pupuk dan kehilangan produksi dimasa yang akan datang (2-3 tahun ke depan). Oleh karena itu pemupukan harus dilakukan tepat jenis, tepat dosis, tepat waktu dan tepat aplikasi.
Banyak faktor yang mempengaruhi tidak efektifnya pelaksanaan pemupukan tanaman kelapa sawit antara lain adalah : pupuk yang tersedia digudang tidak sesuai jenis dan jumlah yang dibutuhkan, minimnya tenaga pemupukan yang terampil, cuaca yang tidak mendukung, areal piringan sawit yang kotor (semak), sarana jalan dan jembatan kelapangan/areal yang dipupuk rusak serta truk angkut pupuk tidak tersedia.
Untuk mendukung terlaksananya aktivitas pengendalian yang efektif dengan tujuan agar tanaman kelapa sawit tumbuh dengan subur sesuai dengan yang diinginkan oleh perusahaan sehingga memperoleh hasil yang maksimal dan berkwalitas baik. Unutk itu pernanan Internal Audit sangat dibutuhkan agar proses ini dapat berjalan sesuai dengan prosedur dan aturan yang telah ditetapkan oleh manajemn perusahaan, sehingga ketaatan terhadap ketepatan pelaksanaan dan pengawasan pemupukan dapat dikendalikan secara efektif dan efesien.
Sesuai dengan perkembangan Intenal Audit, diperusahaan perkebunan pernanan Internal Audit sangat dibutuhkan dan dituntut mempunyai pandangan luas, serta pemahaman terhadap berbagai aspek yaitu organisasi, keuangan, administrasi, operasional kebun, operasional pabrik, pengendalian dan lingkungan serta dapat mengembangkan hubungan komunikasi secara efektif dengan pihak auditee dan manajemen, sebagai syarat untuk mencapai profesional yang sukses
BAB II
RUJUKAN TEORI
PENGERTIAN AKTIVITAS PENGENDALIAN (CONTROL ACTIVITIES)
Aktivitas pengendalian merupakan salah satu komponen dari pengendalian internal. Aktivitas pengendalian adalah berbagai kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk meyakinkan bahwa tindakan yang diperlukan untuk mengatasi risiko benar-benar dilaksanakan dan dlaam waktu yang tepat.
Setelah risiko – risiko yang penting diidentifikasi dan diprioritaskan, maka organisasi perlu mengambil langkah – langkah untuk mengurangi sampai pada tingkat yang accaptable.
ALAT AKTIVITAS PENGENDALIAN
Alat kontrol yang dipergunakan dalam aktivitas pengendalian yaitu hard control dam soft control
Hard Control
Pada pengendalian ini dititkberatkan pada sarana dan kelengkapan organisasi serta pengaturan kewenangan dan tanggung jawab dalam proses pengambilan keputusan dam pelaksanaan kegiaatan. Contoh:
v Kebijakan / prosedur
v Struktur Organisasi
v Birokrasi
v Pengambilan keputusan yang terpusat
Soft Control
Merupakan pengendalian yang lebih penting dari pengendalian lainya yang menitikberatkan pada unsur manusia yakni skill, perilaku, nilai dan suasana yang terdapat pada individu dan komunikasi personal anatar individu dalam organiasasi. Contoh:
v Kompetensi
v Kepercayaan
v Kebersamaan nilai
v Kepemimpinan yang kuat
v Ekspektasi yang tinggi
v Keterbukaan
v Standard etika yang tinggi
AKTVITAS PENGENDALIAN LAINNYA
Ada 5 (lima) kategori aktvitas pengendalian sbb
1. Pemisahan tugas yang memadai
Ada 4 (empat) pedoman umum pemisahan tugas untuk mencegah baik kesalahan yang disengaja maupun yang tidak adalah:
1.1 . Pemisahan tugas penyimpangan aktiva dari akuntansi
Mencegah seseorang merangkap dua fungsi, untuk menghindari peluang orang berbuat curang dengan memanfaatkan kondisi yang dimilikinya untuk kepentingan pribadi
1.2. Pemisahan tugas otorisasi transaksi dari tugas penyimpangan aktiva yang dimaksud
Hal ini untuk mencegah seseorang mempunyai fungsi yang ganda yaitu otorisasi transaksi juga memiliki pengendalian atas aktiva, untuk menghindari kemungkinan terjadinya kecurangan dan kerugian bagi perusahaan
1.3. Pemisahan tanggung jawab operasional dan tanggung jawab pencatatan
Hal ini perlu untuk menghindari adanya kecenderungan hasilnya akan menyimpang (bias). Pada prinsipnya, seluruh struktur organisasi usaha harus memiliki pemisahan tugas untuk meningkatkan efisiensi operasi dan komunikasi yang efektif. Disimpulkan bahwa pemisahan tugas ini sangatlah bervariasi, tergantung dari ukuran perusahaan.
2. Otorisasi atas transaksi dan aktivitas semestinya
Setiap transaksi harus diotorisasikan dengan semstinya jika pengendalian ingin dianggap memuaskan. Otorisasi sifatnya dapat umum atau khusus. Otorisasi umum artinya manajemen menetapkan kebijakan organisasi untuk diikuti. Contoh: penetapan produksi yang harus dicapai. Otorisasi khusus berhubungan dengan transaksi individual. Contoh kebijakan transaksi penjualan mobil bekas perusahaan untuk staffnya.
3. Dokumen – dokumen dan catatan yang memadai
Dokumen dan catatan merupakan bukti fisik atas transaksi yang dicatat untuk diikhtisarkan. Dokumen dan catatan untuk terciptanya pengendalian intern yang efektif antara lain:
3.1. Menggunakan nomor urur (prenumbered form)
3.2. Dokumen harus disiapkan pada saat transaksi atau sesegera mungkin setelah transaksi terjadi
3.3. Dokumen harus cukup sederhana untuk memperoleh kepastian bahwa dokumen tersebut dapat dengan jelas dipahami
3.4 Sebaiknya dokumen dirancang untuk berbagai manfaat hal ini untuk meminimalkan banyaknya dokumentasi
3.5. Dokumen disiapkan dengan suatu cara yang dapat mendorong persiapan yang benar atas penggunaanya
4. Pengawasan fisik atas Aktiva dan catatan
Ukuran proteksi yang paling penting untuk pengamanan aktiva dan catatan adalah tindakan pencegahan secara fisik. Contoh: Penggunaaan gudang persedian untuk pencegahan dari pencurian, penempatan petugas satpam dan pembuatan pagar besi disekeliling lokasi perusahaan.
5. Pengechekan yang independen atas kinerja
Prosedur pengendalian adalah verifikasi internal atau pengechekan independen yang terus menerus dan hati – hati. Karakteristik yang esensial dari petugas pelaksana adalah dia harus bebas dari individu yang bertanggung jawab untuk mempersiapkan data
BAB III
AKTVITAS PENGENDALIAN DALAM PELAKSANAAN PEMUPUKAN
AKTIVITAS DAN PROSEDUR PEMUPUKA KELAPA SAWIT
1. Persiapan pemupukan
Untuk melakukan pemupukan terlebih dahulu melakukan persiapan – persiapan, dapat dibagi atas 5 (lima) tahapan yaitu sbb:
1.1. Lapangan
Areal dibersihkan. Piringan tanaman bebas tumbuhan rumput dengan cara manual dan chemical
Pada areal rendahan, drainase sudah harus disiapkan yang bertujuan untuk menghindari terjadinya penggenangan air diareal dan pada areal berbukit sudah harus disiapkan piringan kelapa sawit untuk menghindari pupuk hanyut bila turun hujan.
Untuk transportasi pengangkutan pupuk, jalan dan jembatan dalam kondisi baik
1.2. Stok pupuk
Pupuk yang akan ditaburkan ke areal tersedia digudang sesuai dengan jenis (mis: Urea, MOP, RP, dll) dengan jumlah yang dosis dan luas hektar (ha) yang ada.
1.3. Penentuan jenis dan dosis pupuk
Penentuan jenis dan dosis pupuk didasarkan atas hasil penelitian analisa daun yang dilakukan laboratorium. Rekomendasi pemupukan secara umum memperhitungkan beberapa faktor antara lain kandungan hara tanah, kandungan hara dalam daun dan target produksi yang akan dicapai.
1.4. Tenaga kerja
Memberikan pelatihan kepada tenaga pemupuk, sistim dan prosedur pupuk yang baik.
Jumlah tenaga tersedia dengan rasio pemupuk (0,4 – 0,7 per ha) tergantung pada dosis pupuk yang akan diaplikasikan (per pohon dan luas ha)
Tenaga mandor tersedia sesuia dengan rasio pemupuk (1 mandor ± tenaga pemupuk)
1.5. Persiapan peralatan pemupukan
Gendongan dari kain/plastik
Ember plastik (ukuran 15 – 20 kg)
Takaran untuk menabur pupuk yang telah ditetapkan ukurannya
1. 2. Pelaksanaan Pemupukan
2.1. Aplikasi pemupukan dilakukan 2 (dua) kali dalam setahun yaitu semester I pada bulan Januari – Juni dan semester II bulan Juli – Desember berdasarkan kondisi lapangan dan hasil analisa daun.
2.2. Pelaksanaan pemupukan dilakukan tepat waktu, pada saat awal dan akhir musim hujan (curah hujan 150 – 200 mm per bulan) dengan interval pengaplikasian 3 -4 minggu untuk beberapa jenis pupuk tunggal (MOP, Urea, Borate, Kiesrite dan Rockphospate)
2.3. Pupuk harus diangkut dan diecer kelapangan pada pagi hari sebelum pemupukan dilakukan. Pupuk tidak diperbolehkan diangkut dan diecer pada sore hari untuk pekerjaan pemupukan esok harinya. Pupuk yang sudah diecer dijalan harus sudah dialngsir ke gawangan sebelum pembagian pupuk kepada pemupuk.
2.4. Dosis pemupukan berdasarkan pada hasil analisa daun dalam satuan gram yang diekomendasikan.
2.5. Tanaman yang dipupuk adalah areal yang telah bersih dan telah mendapat program pemeliharaan seperti weeding circle, sanitasi dll
2.6. Penaburan pupuk dengan cara meletakkan pupuk pada piringan secara melingkar. Pada areal berbukit dimana pohon berada pada teras/tapak kuda, pupuk harus ditaburkan pada bagian dekat dinding teras/tapak kuda, tidak boleh ditabur pada bibir teras/tapak kuda.
3. Pengawas Pemupukan
Pengawasan pemupukan meliputi:
3.1. Memastikan bahwa pupuk telah diaplikasikan sesuai dengan program aplikasi
3.2. Memastikan pemupukan dilakukan tepat waktu berdasrkan data curah hujan
3.3. Memastikan bahwa pupuk telah diecer pada pagi hari sebelum dilakukan pemupukan
3.4. Memastikan pengaplikasian pupuk telah sesuai dengan dosis yang telah direkomendasikan
3.5.Memastikan bahwa areal yang dipupuk adalah piringan/areal yang telah bersih dan mendapat program pemeliharaan seperti: Weeding circle, sanitasi dll
3.6.Memastikan cara pemupuakn telah tepat dilakukan serta seluruhnya ditaburkan kelapangan dan tidak ada penyelewengan (misalnya pencurian yang dilakukan oleh pekerja baik pada saat pengangkutan pupuk dari gudang maupun pada saat pengaplikasian dilapangan), maka karung pupuk harus dikembalikan ke gudang kebun.
Kendala/hambatan dalam pelaksanaan pemupukan
Pengadaan pupuk yang terlambat mengakibatkan saat dibutuhkan tidak tersedia digudang
Kualitas pupuk yang rendah dapat mempengaruhi pertumbuhan, produktifitas tanaman dan kualitas buah
Faktor alam sangat mempengaruhi pada saat pengaplikasian pupuk dilapangan. Apabila pengaplikasian pupuk dilaksanakan pada musim kemarau maka pupuk tidak akan larut ke dalam tanah dan apabila pengaplikasian pupuk dilaksanakan pada saat musim hujan maka pupuk akan hanyut.
Lemahnya pengawasan pemupukan mengakibatkan tidak tepatnya dosis, cara pengaplikasian pupuk pada tanaman memberikan peluang untuk melakukan penyelewengan, baik yang dilakukan pekerja sendiri maupun orang luar.
Jalan dikebun yang rusak mengakibatkan pengangkutan pupuk terhambat baik dari supplier ke kebun maupun kelapangan serta truk pengangkut yang tidak tersedia.
Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian yang dilakukan untuk menjamin efektifitas dan efisiensi pemupukan dapat ditempuh antara lain:
Untuk menjamin pupuk tersedia tepat waktu maka bagian pengadaan bekerjasama dengan kebun dan penelitian dalam pengadaan seperti jadwal pemesanan, pengiriman dan penerimaan pupuk dikebun.
Untuk menjamin pupuk yang dibeli berkwalitas baik dilakukan test kualitas dilaboratorium
Untuk menjamin pemupukan dilakukan tepat waktu berdasrkan data curah hujan
Untuk menjamin bahwa semua tanaman telah dipupuk dengan tepat jenis, tepat dosis, tepat waktu dan tepat aplikasi pupuk perlu pengawasan dari Manajer kebun, assistant dan mandor.
Untk menjamin terhindarnya dari risiko kehilangan/pencurian, pastikan pengawasan dari mulai pengangkutan pupuk dari gudang samapi kelapangan serta selesai diaplikasikan.
Untuk menjamin kelancaran aktivitas transportasi pengangkutan pupuk, pastikan sarana jalan dan jembatan terpelihara dengan baik serta tersedia truk pengangkut pupuk
Peranan Internal Auditor dalam mendukung kelancaran aktivitas pengendalian pemupukan
Untuk menjamin kelancaran aktivitas pengendalaian pemupukan, Internal Auditor berperan serta dalam mengevaluasi aplikasi dilapangan sekaligus memberikan saran bila terdapat kelemahan dalam aplikasi atas kebijakan yang telah ditetapkan
Sejalan dengana rah dan perkembangan Internal Auditor, peranan Internal Auditor era 2000 bukan saja menguji ketaatan, tetapi sebagai berperan sebagai consultant dan catalyst.
